Toolkit | Effectief communiceren op sleutelmomenten
“Maak het verschil met duidelijke en vindbare informatie tijdens het hele studieproces!”
Waarom deze toolkit?
Ruim 40% van de studenten heeft een ondersteuningsbehoefte. Vaak is dit bekend bij docenten, maar niet alle studenten zijn tevreden over de informatie, aanpassingen of hulpmiddelen die zij krijgen. Heldere communicatievoorziening is daarom cruciaal voor hun studiesucces en welzijn. Met de Communicatietoolkit Informatievoorziening helpen wij je om studenten op de juiste momenten van de juiste informatie te voorzien.
Wat biedt de toolkit?
De toolkit bevat praktische handreikingen, tips en tools om de communicatievoorziening rondom studeren met een ondersteuningsbehoefte te verbeteren. Van studiekeuze tot het succesvol afronden van de opleiding: altijd de juiste informatie, op de juiste manier en op het juiste moment.
Voor wie is het bedoeld?
Voor professionals in het mbo, hbo en wo die betrokken zijn bij de begeleiding, ondersteuning of beleidsontwikkeling voor studenten met een ondersteuningsbehoefte.
Ook aan de slag!
Benut de toolkit voor elk sleutelmoment in de studie.
Sleutelmoment Kiezen
Kiezen voor een vervolgopleiding is voor veel studenten spannend. Voor studenten met een ondersteuningsbehoefte kan het extra uitdagend zijn om de juiste keuze te maken. Duidelijke, toegankelijke en goed vindbare informatie helpt hen hierbij. Als onderwijsprofessional kun je het verschil maken door gericht en via meerdere kanalen te communiceren – vanaf de oriëntatie in het voortgezet onderwijs tot aan de start van de opleiding.
Wat kun je doen?
1. Informeer via meerdere kanalen
- Gebruik website, social media, brochures, voorlichtingsbijeenkomsten, open dagen, proeflessen en meeloopdagen.
- Zorg voor een aparte, actuele webpagina over studeren met een ondersteuningsbehoefte.
- Maak informatie makkelijk vindbaar met duidelijke zoekwoorden.
2. Betrek ervaringsdeskundigen
- Nodig studenten met een ondersteuningsbehoefte uit om ervaringen te delen op open dagen of in video’s.
- Betrek studentenplatforms of ervaringsdeskundigen bij het opstellen en toetsen van informatie.
3. Begin al in het voortgezet onderwijs
- Geef lessen of voorlichting over de overstap naar het vervolgonderwijs.
- Leg uit welke mogelijkheden er zijn en gebruik de ‘taal’ van het vervolgonderwijs (begrippen als studentendecaan, studentenservicecentrum).
- Verwijs naar betrouwbare websites, zoals:
4. Zorg voor persoonlijke contactmogelijkheden
- Neem in brochures en online altijd contactgegevens op van deskundige aanspreekpunten (bijv. studentendecaan, ondersteuningscoördinator).
- Stimuleer aankomende studenten om hun ondersteuningsbehoefte tijdig te melden (bijv. via Studielink of inschrijvenmbo.nl).
5. Organiseer gerichte activiteiten
- Open dagen: zorg dat er specialisten aanwezig zijn (bijv. studieadviseur, zorgcoördinator, studentendecaan) en dat studenten met een ondersteuningsbehoefte hen makkelijk kunnen vinden.
- Voorlichtingsbijeenkomsten: richt je op studenten én ouders, met korte, heldere informatie en ruimte voor vragen.
- Brochures en online content: houd het beknopt, duidelijk en actueel; verwijs door naar verdiepende bronnen zoals onbelemmerdstuderen.nl.
Extra tip: benadruk dat onderwijsinstellingen aankomende studenten met een ondersteuningsbehoefte graag vroeg spreken, zodat voorzieningen op tijd geregeld kunnen worden.
Sleutelmoment Aanmelden
De aanmeldfase is voor studenten met een ondersteuningsbehoefte een spannend moment: hun studiekeuze wordt definitief. Dit is dé kans voor onderwijsprofessionals om hen te wijzen op de mogelijkheden om hun ondersteuningsbehoefte tijdig kenbaar te maken. Vroegtijdig contact maakt het mogelijk om passende begeleiding en voorzieningen op tijd te regelen.
Wat kun je doen?
1. Wijs actief op aanmeldmogelijkheden
- Laat studenten weten dat ze in Studielink of inschrijvenmbo.nl hun ondersteuningsbehoefte kunnen aangeven.
- Benadruk dat dit kan leiden tot extra informatie, een intakegesprek of het sneller regelen van voorzieningen.
- Stimuleer leerlingen in hun eindexamenjaar om al vóór de start contact op te nemen met het studentendecanaat van de vervolgopleiding.
2. Gebruik het doorstroomdossier
- Leg uit wat het digitaal doorstroomdossier is en waarom het belangrijk is om daarin ondersteuningsbehoeften te vermelden.
- Bespreek met de leerling of en hoe deze informatie wordt gedeeld tijdens de aanmeld- en inschrijfprocedure.
3. Maak informatie vindbaar en compleet
- Zorg voor een centrale webpagina met informatie over studeren met een ondersteuningsbehoefte, inclusief voorzieningen, contactgegevens en doorverwijzingen.
- Zorg dat opleidingspagina’s overeenkomen met de informatie op centrale pagina’s.
- Benoem welke voorzieningen mogelijk zijn, zodat studenten weten wat er kan.
4. Plan een persoonlijk intakegesprek
- Nodig studenten uit voor een intake zodra zij hun ondersteuningsbehoefte hebben aangegeven.
- Bespreek mogelijke voorzieningen, van standaardoplossingen (zoals extra tijd) tot maatwerkvoorzieningen waarvoor toestemming nodig is.
- Leg afspraken, verantwoordelijkheden en taken schriftelijk vast voor duidelijkheid aan beide kanten.
5. Informeer via meerdere kanalen
- Gebruik naast de website ook social media, voorlichtingsbijeenkomsten, brochures en direct contact via decanen of mentoren.
- Betrek ervaringsdeskundige studenten of het studentenplatform bij het opstellen en verspreiden van informatie.
Extra tip: Verwijs studenten en ouders naar onbelemmerdstuderen.nl voor checklists, voorbeeldmails en contactgegevens van studentendecanen.
Sleutelmoment Kennismaken
De start van een opleiding is een belangrijk moment voor studenten met een ondersteuningsbehoefte. Ongeveer 80% van hen heeft behoefte aan persoonlijk contact en een duidelijk aanspreekpunt. De kennismaking biedt een uitgelezen kans om aandacht te besteden aan hun situatie, mogelijkheden en voorzieningen — ook voor studenten die hun ondersteuningsbehoefte eerder nog niet hebben gedeeld.
Wat kun je doen?
1. Creëer een open en veilig kennismakingsmoment
- Geef tijdens de eerste ontmoeting (bijv. introductie, studiekeuzecheck of kennismakingsgesprek) aan dat er voorzieningen zijn voor studenten met een ondersteuningsbehoefte.
- Benadruk dat het delen van een ondersteuningsbehoefte nooit gevolgen heeft voor toelating.
- Laat studenten weten dat ze ook later in de studie nog in gesprek kunnen gaan over hun situatie.
2. Bied een duidelijk aanspreekpunt
- Benoem wie de vaste contactpersoon is (bijv. studentendecaan, studieadviseur of coördinator passend onderwijs).
- Stem de informatie af met betrokken professionals zoals studieloopbaanbegeleiders, zorgcoördinatoren en studentenadministratie.
3. Bereid studenten voor op het gesprek
- Leg vooraf uit wat het doel is van het kennismakingsgesprek en welke onderwerpen aan bod komen.
- Stimuleer studenten om een lijst te maken van gewenste voorzieningen of begeleiding.
4. Zorg voor toegankelijke en actuele informatie
- Plaats goed vindbare informatie over studeren met een ondersteuningsbehoefte op de website, inclusief voorzieningen, contactgegevens en praktische stappen.
- Zorg dat de informatie op opleidingspagina’s overeenkomt met centrale webpagina’s.
- Werk samen met de afdeling / het team Marketing en Communicatie om dit breed uit te dragen.
5. Bescherm privacy
- Leg uit wie toegang heeft tot gedeelde informatie en hoe deze wordt gebruikt.
- Registreer signalen in overleg met ICT, zodat relevante collega’s (zoals decanen of studieadviseurs) tijdig kunnen opvolgen.
6. Betrek meerdere afdelingen
- Studentenadministratie: zorg dat informatie op de juiste plek terechtkomt en de juiste vervolgstappen worden gezet.
- Docenten: vraag actief naar eventuele belemmeringen in de lessen en verwijs naar ondersteuningsmogelijkheden.
- Betrek ook ervaringsdeskundige studenten of het studentenplatform bij de kennismaking en informatievoorziening.
Extra tip: Overweeg om een ervaringsverhaal of korte video te gebruiken waarin een student uitlegt hoe het kennismakingsproces voor hen hielp om passende ondersteuning te krijgen.
Sleutelmoment Begeleiden
Goede begeleiding is essentieel om studenten met een ondersteuningsbehoefte te helpen hun opleiding succesvol te doorlopen. Dit kan gaan om studievoortgangsgesprekken, persoonlijke ondersteuning of het doorverwijzen naar gespecialiseerde hulp. Begeleiding moet laagdrempelig, duidelijk en afgestemd zijn op de behoeften van de student – ook als die behoeften pas tijdens de studie zichtbaar worden.
Wat kun je doen?
1. Wees op de hoogte van voorzieningen en regelingen
- Zorg dat je bekend bent met de mogelijke voorzieningen, regelingen en doorverwijsroutes binnen en buiten de instelling.
- Verwijs zo nodig door naar o.a. de zorgcoördinator, ondersteuningscoördinator, coördinator passend onderwijs, studentendecaan of studentenpsycholoog.
2. Herhaal informatie jaarlijks
- Sommige studenten ervaren pas tijdens de studie belemmeringen. Herhaal daarom ieder studiejaar via meerdere kanalen de informatie over studeren met een ondersteuningsbehoefte.
- Betrek studenten of het studentenplatform bij het actualiseren van deze informatie.
3. Bied persoonlijk contact en leg afspraken vast
- Ongeveer 80% van de studenten met een ondersteuningsbehoefte wil persoonlijk contact.
- Leg wederzijdse afspraken altijd schriftelijk vast en bespreek ze actief met de student.
4. Maak iedereen aanspreekbaar
- Een student met een ondersteuningsbehoefte kiest vaak zelf naar wie hij/zij/hen stapt. Zorg dat elke medewerker kan luisteren en weet waarheen door te verwijzen.
- Overweeg een basisscholing voor alle medewerkers over signaleren en doorverwijzen.
5. Volg op en toon interesse
- Vraag in gesprekken of de student tevreden is over de communicatie en begeleiding.
- Houd vinger aan de pols: fysiek, telefonisch, via e-mail of een kort berichtje.
- Bespreek signalen of zorgen met collega’s als dat nodig is.
6. Signaleer en handel
Als je vermoedt dat het niet goed gaat met een student:
- Spreek de student aan (“Hoe gaat het met je studie?”).
- Vraag door om de ernst van het probleem in te schatten.
- Adviseer en verwijs naar de juiste persoon.
- Blijf in contact en volg de voortgang.
Extra tip: Wees transparant over rechten en plichten. Sinds april 2022 is er wetgeving die de rechtspositie en -bescherming van mbo-studenten versterkt. Zorg dat studenten en medewerkers hiervan op de hoogte zijn.
Sleutelmoment De volgende stap
De overgang van onderwijs naar een vervolgstudie of de arbeidsmarkt is voor studenten met een ondersteuningsbehoefte een belangrijk en soms spannend moment. Goede voorbereiding en gerichte informatie helpen hen om deze stap succesvol te zetten. Als onderwijsprofessional kun je studenten hierbij ondersteunen door hen tijdig te informeren en te verwijzen naar passende mogelijkheden, regelingen en werkgevers met een inclusief beleid.
Wat kun je doen?
1. Wees op de hoogte van relevante informatie
- Verzamel en deel informatie over voorzieningen, (financiële) regelingen, en ondersteuningsmogelijkheden in vervolgonderwijs en op de arbeidsmarkt.
- Wijs studenten op organisaties en werkgevers die actief inzetten op inclusie voor stagiairs en werknemers met een ondersteuningsbehoefte.
2. Betrek studenten bij de voorbereiding
- Werk samen met ervaringsdeskundige studenten of het studentenplatform om de informatievoorziening af te stemmen op wat zij echt nodig hebben.
- Bespreek tijdig de mogelijkheden voor vervolgopleidingen, stage en werk, inclusief eventuele ondersteuningsvoorzieningen.
3. Gebruik bestaande tools en handreikingen
- Onbelemmerdstuderen.nl – informatie over voorzieningen en (financiële) regelingen voor mbo en hbo/wo.
- Studeermeteenplan.nl – hulp bij de voorbereiding op een nieuwe opleiding.
4. Geef concrete tips voor inclusieve doorstroom
- Verwijs naar FAQ’s en checklists over stage, afstuderen en werken met een ondersteuningsbehoefte.
Extra tip: Plan een gesprek over de volgende stap ruim voor afstuderen of diplomering, zodat studenten de tijd hebben om voorzieningen te regelen en zich goed te oriënteren op vervolgstudie of arbeidsmarkt.
