• Zorg ervoor dat bij de inschrijving voor een nieuwe studie in Studielink ook de vraag wordt opgenomen of de aankomende student een functiebeperking heeft. Geef hierbij uitleg wat een functiebeperking is: voor studenten is dit een ambtelijke term en zij zullen niet direct begrijpen of hier in hun geval sprake van is en of zij hier ook onder vallen. Geef daarnaast aan wat er met deze melding wordt gedaan en wat er expliciet niet met deze melding wordt gedaan (bijvoorbeeld een vermelding op diploma’s).
• Zorg ervoor dat studenten bij het doorlopen van een studiekeuzecheck of selectieprocedure opnieuw de kans krijgen om een functiebeperking te melden. Leg hier opnieuw uit wat een functiebeperking is, wat er met deze informatie wordt gedaan en dat dit geen nadelige effecten heeft op het resultaat van de procedures.
• Zorg ervoor dat studenten in de eerste weken van hun studie een aparte e-mail ontvangen van de hogeschool of universiteit met daarin uitleg wat een functiebeperking is, waar je deze kunt melden en welke voorzieningen er worden geboden ter extra ondersteuning.
• Zorg ervoor dat er niet alleen in de digitale communicatie, maar ook tijdens kennismakinggesprekken met tutoren en studieloopbaanbegeleiders (SLB’ers) in persoon wordt uitgelegd wanneer er sprake is van een functiebeperking en waarom het belangrijk is om deze te melden. Geef hierbij ook aan dat ze misschien later in hun studie nog te maken kunnen krijgen met een functiebeperking en waar zij dan terecht kunnen. Indien hier geen tijd of capaciteit voor is, kan dit mogelijk ook worden opgelost met het actief verspreiden van voorstelfilmpjes (bijv. door deze voor aanvang van een college te tonen).

• Zorg ervoor dat op de opleidingswebsite wordt vermeld waar een student aan deze opleiding terecht kan als diegene een functiebeperking heeft. Het is belangrijk om hierbij een e-mailadres en telefoonnummer te vermelden. Vermijd hierbij algemene contactgegevens, waarbij een student alsnog het risico loopt om ‘van het kastje naar de muur’ verwezen te worden.
• Leg studenten aan de hogeschool of universiteit in hun eerste weken goed uit hoe de organisatiestructuur in elkaar zit en waar ze moeten zijn. Moet je een functiebeperking bijvoorbeeld aangeven bij jouw studieloopbaanbegeleider of studieadviseur? Of moet je meteen naar de studentendecaan? Als een student de organisatiestructuur snapt zal deze ook sneller proactief hulp zoeken en zelf naar de goede persoon toe stappen.
• Zorg ervoor dat je de contactpersonen zichtbaar maakt. Zo werkt het bijvoorbeeld goed als studentendecanen een rondje maken langs alle collegezalen om zichzelf voor te stellen in persoon en hier te vertellen waar zij voor te vinden zijn. Het meest effectief zou zijn om dit meerdere keren te herhalen gedurende de studietijd, zodat deze contactpersoon zichtbaar blijft. Het kan immers ook voorkomen dat studenten een functiebeperking krijgen tijdens hun studietijd.

• Goede informatievoorziening maak je door studenten te vragen wat zij goede informatievoorziening vinden. Zorg ervoor dat je eens in het jaar een focusgroep organiseert om te praten over wat studenten met een functiebeperking willen weten en hoe ze deze informatie willen ontvangen. Zij kunnen het beste vertellen hoe de aankomende student het beste bereikt kan worden en waar zij mee geholpen moeten worden. Neem deze informatie mee tijdens het vormgeven van je voorlichting.
• Zorg ervoor dat de opleidingswebsite compleet is met alle voorzieningen waar studenten met een functiebeperking op die opleiding aanspraak op kunnen maken. Vermeld hierbij in ieder geval de drie financiële voorzieningen waar studenten met een functiebeperking mogelijk aanspraak op kunnen maken: een vergoeding uit het profileringsfonds, de individuele studietoeslag vanuit de gemeente en/of een regeling vanuit DUO op de studiefinanciering.
• Zorg ervoor dat digitale informatie over studeren met een functiebeperking goed vindbaar is. Doe dit door de zoekfunctie af te stellen op de zoekmethoden van de student. Laat studenten met een functiebeperking jaarlijks de vindbaarheid van de informatie testen om inzicht te krijgen wat deze zoekmethoden zijn en of de informatie goed vindbaar is. Daarbovenop zoeken veel studenten via de zoekfunctie van Google en niet via de structuur van de website. Gebruik van de juiste woorden in websiteteksten zorgt ervoor dat die pagina goed te vinden is. Google zoekt namelijk naar de herkenbaarheid van woorden.

Zorg ervoor dat studenten, die in Studielink hebben aangegeven een functiebeperking te hebben, in ieder geval een mail ontvangen met meer informatie over studeren met een functiebeperking en de vervolgprocedure.

Zorg ervoor dat je deze vervolgprocedure ook organiseert. Belangrijk hierbij is dat studenten niet alleen via digitale communicatie uitleg krijgen, maar dit ook in persoon uitgelegd krijgen. Dit zorgt vaak voor meer impact. Opties hiervoor zijn bijvoorbeeld:

• Het organiseren van een informatiebijeenkomst voor alle (eerstejaars-) studenten. Geef deze studenten hier uitleg over op welke voorzieningen zij aanspraak moeten maken en bij wie ze moeten zijn als ze ondersteuning nodig hebben. Studenten leren op een dergelijke bijeenkomst ook elkaar kennen, waardoor ze in de toekomst ook elkaar kunnen voorzien van informatie.
• Een uitnodiging van de studieloopbaanbegeleider, studieadviseur, studentendecaan of een andere persoon waarbij deze studenten terecht kunnen. In een persoonlijk gesprek kan de student zijn/haar vragen kwijt en wordt er meer informatie gegeven over studeren met een functiebeperking.

Zoals eerder vermeld geven studenten niet altijd meteen aan dat ze een functiebeperking hebben of durven ze dit niet te doen via formele wegen zoals Studielink. Zorg er daarom voor dat élke student wordt uitgenodigd bij een kennismakingsgesprek met de studieadviseur, studieloopbaanbegeleider of iemand anders waar de student gedurende de studie terecht kan (bijvoorbeeld een tutor op de universiteit). Zorg ervoor dat de personen die deze gesprekken voeren in de basis op de hoogte zijn van de volgende elementen en deze ook aanstippen tijdens het kennismakingsgesprek:

• Er in gespreksvorm wordt uitgevraagd of er sprake is van een functiebeperking en uitgelegd waarom het belangrijk is om te melden als dit zo is.
• Dat er duidelijk wordt op welke voorzieningen een student aanspraak kan maken en toegelicht wat de grenzen van de mogelijkheden zijn.
• Zorg ervoor dat in dit gesprek wordt aangegeven hoe en met wie voorzieningen te regelen zijn en wat de aanmeldingsprocedure is voor die voorzieningen.

Zorg ervoor dat er onder het personeel in de onderwijsinstelling duidelijk is wie wat doet en wie de student voor wat kan benaderen. Ongeacht welke positie het personeelslid in de doorverwijsketen inneemt, weet het personeelslid hoe deze gehele keten werkt. Hierbij wordt jaarlijks gemonitord of dit ‘doorverwijssysteem’ ook goed verloopt, waarbij feedback van studenten wordt meegenomen. Een extra tip hierbij is om dit opnieuw zichtbaar te maken: zowel voor het personeel als voor de studenten. Als er via een website of brochure duidelijk wordt wie waar verantwoordelijk voor is, is het voor zowel medewerkers als voor studenten makkelijker om de juiste persoon te vinden.