Studieproces in kaart met student journey | Hogeschool Utrecht

18 augustus 2020

Een student doorloopt tijdens de studie verschillende sleutelmomenten. Deze sleutelmomenten, als onderdeel van het studieproces, brengen nieuwe uitdagingen met zich mee voor de student met een extra ondersteuningsvraag. Met een student journey volg je het studieproces vanuit het perspectief van de student in plaats van het systeem. Je krijgt hiermee inzicht in de uitdagingen van de student en de verschillende rollen die onderwijsprofessionals hierbij spelen. ECIO organiseerde hiervoor samen met Hogeschool Utrecht procesworkshops met onderwijsprofessionals en studenten. Harriet Rempe van Hogeschool Utrecht, zet haar ervaringen uiteen.

Procesworkshops voor de verschillende sleutelmomenten

“Met onderwijsprofessionals en studenten hebben we diepgaande discussies gevoerd over de verschillende sleutelmomenten. Wat zijn de procesdoelen, KPI’s, risico’s en wie zijn de eigenaren van het betreffende proces. Bij elke activiteit werd een specifiek sleutelmoment beschreven met aspecten, zoals input, omschrijving, output, actor, middelen, deadline en de te beantwoorden vragen en aandachtspunten. Met een actielijst en het benoemen van een actie-eigenaar zijn ook de knelpunten en degenen die hierbij betrokken moeten worden per sleutelmoment in kaart gebracht.

Studieproces in kaart

De leidraad is een nuttig instrument voor de organisatie (docenten, medewerkers en studenten): het is belangrijk om met alle betrokkenen in de organisatie te kijken naar de processen en sleutelmomenten en daar, vanuit verschillende posities en perspectieven, op in te spelen. Houd rekening met de keten als geheel: evalueer niet slechts per afdeling de aan hen toegewezen deeltjes van de totale keten. Hierbij in het bijzonder de overgangsmomenten waar verantwoordelijkheden worden overgedragen en mensen moeten samenwerken. Op deze specifieke momenten wordt duidelijk hoe belangrijk het is dat alle verschillende onderdelen op elkaar aansluiten om een ononderbroken keten te realiseren.

Bewustwording en procesverantwoordelijkheden

Vorig jaar hebben we deze overgangsmomenten en -processen bekeken in brown paper-sessies met stakeholders en studenten met een ondersteuningsvraag. De conclusie was dat elke stakeholder zijn of haar deel van het proces goed heeft georganiseerd en zich goed bewust is van de eigen verantwoordelijkheden in dit proces. Zij voelen zich echter  vaak alleen verantwoordelijk voor het eigen deel van het proces. Ze denken dan alleen na hoe het beter kan voor dit kleine procesdeel.

Wanneer de samenwerking binnen de keten niet optimaal functioneert, een voorbeeld

De afdeling die de examens verzorgt binnen onze organisatie had drie weken nodig om alle voorzieningen voor studenten met een functiebeperking goed te organiseren. Maar daarvóór zit de examencommissie, die de conclusie trok dat zij ook drie weken nodig hadden om alle aanvragen van studenten voor voorzieningen te beoordelen en al dan niet toe te kennen. Hierdoor was er voor onze studentendecanen/adviseurs nog maar één week over om al onze studenten met een ondersteuningsvraag te informeren en te helpen met hun aanvragen voor deze voorzieningen.”

Mijn advies: doorloop elke drie jaar de student journey!

Harriet Rempe Hogeschool Utrecht

Europees webinar ‘Do you contribute to the student journey?

Op 29 mei 2020 verzorgden Marjolein Büscher-Touwen en Karien Coppens van ECIO samen met Harriet Rempe van de Hogeschool Utrecht het webinar tijdens de online AHEAD-conferentie ‘Through the Looking Glass’. Ze gingen in op belangrijke sleutelmomenten tijdens het studieproces en bij de overgang naar de eerste baan. De focus lag hierbij op het zorgen voor een optimale begeleiding en wat dat betekent voor de onderwijsinstelling. Bekijk het webinar hieronder alsnog terug.

Ook aan de slag met de student journey?

Wil je binnen je onderwijsinstelling ook je studentprocessen optimaal inrichten? ECIO helpt je graag bij het in kaart brengen van de student journey en het stellen van de daarbij behorende prioriteiten voor het optimaliseren van de student journey.

Neem voor meer informatie contact op met

Gerelateerde items